Estabelecer e manter uma comunicação e engajamento apropriados com as partes interessadas durante o planejamento do evento de Parada Geral de uma planta industrial é um grande desafio para a liderança. Planejar e implementar uma metodologia que minimize ruídos de forma assertiva contribui positivamente para o sucesso do projeto. O Plano de Comunicação é o documento que estabelece a dinâmica das reuniões de alinhamento entre as partes interessadas na Parada Geral e tem como objetivo definir as estratégias que serão aplicadas no evento. Como produto dessas reuniões, temos as ações que devem ser direcionadas e monitoradas durante as fases de iniciação e planejamento.
Um dos problemas que afetam diretamente a realização dessas ações é a falta de feedback dos responsáveis pelas questões levantadas que, muitas vezes, devido ao volume de atividades rotineiras e à forma como essas ações são monitoradas, acabam esquecendo de fornecer feedback de forma oportuna. Para minimizar esses impactos e auxiliar de forma sistemática e automática na gestão das ações levantadas durante as reuniões de alinhamento da Parada Geral na unidade Suzano em Jacareí, São Paulo, foi implementada uma metodologia que utiliza um software para enviar lembretes automáticos de tarefas pendentes aos responsáveis pelas ações e registra o feedback em um único banco de dados onde essas informações são apresentadas de forma organizada e gerencial.
Essa metodologia contribuiu para a Comunicação Interativa, na qual uma pessoa fornece informações e outras as recebem e respondem, e de forma similar contribuiu para a comunicação passiva, onde as informações são disponibilizadas em um local central e os destinatários são responsáveis por recuperar tais informações. Esse método aumenta, analogamente, a distribuição de informações do projeto para um grupo maior de pessoas.
Outro ponto fundamental que o método proporcionou foi o estabelecimento de um “ponto único de verdade”, garantindo que todas as partes interessadas tivessem informações reais sobre o progresso das ações das áreas habilitadoras para o evento de Parada Geral, eliminando relatórios e documentos paralelos que, uma vez alimentados com informações não oficiais, poderiam levar a decisões de gerenciamento incorretas. Este trabalho tem como objetivo apresentar os ganhos obtidos por meio da automação do monitoramento das ações do plano de comunicação em Parada Geral e detalhar como o método pode ser replicado em outras unidades.
Palavras-chave: Automação, Comunicação, Manutenção, Parada Geral, Transformação Digital.
Autor correspondente: Tiago P. Ferraz. Cosmópolis CEP 13157-394 Brasil. Fone: +55-19-98121-5552. e-mail: [email protected]
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EN
AUTOMATION OF THE MONITORING OF COMMUNICATION PLAN ACTIONS IN GENERAL SHUTDOWNS
Autores: Tiago P. Ferraz¹
¹Timenow. Brasil
ABSTRACT
Establishing and maintaining appropriate communication and engagement with stakeholders during the planning of an industrial plant’s General Shutdown event poses a significant challenge for leadership. Devising and implementing a methodology to effectively minimize noise contributes positively to project success. The Communication Plan is the document that outlines the dynamics of alignment meetings among stakeholders of the General Shutdown, aiming to define the strategies to be employed in the event.
As a result of these meetings, actionable items are formulated and are to be directed and monitored during the initiation and planning phases. One of the issues directly affecting the execution of these actions is the lack of feedback from responsible parties concerning concerns that were raised. Often, due to the volume of routine activities and the manner in which these actions are tracked, the provision of timely feedback becomes inadvertently neglected. To mitigate these impacts and systematically and automatically help manage the tasks identified during the General Shutdown alignment meetings at the Suzano unit in Jacareí, São Paulo, a methodology was implemented. This methodology utilizes software to dispatch automatic reminders of pending tasks to responsible parties and records the feedback in a unified database, where information is presented in an organized and managerial manner.
This methodology contributed to interactive communication, where one party provides information, and others receive and respond to it. Similarly, it facilitated passive communication, where information is centralized, and the recipients are accountable for retrieving it. Analogously, this method enhances the dissemination of project information to a broader audience.
Another pivotal outcome of this method is the establishment of a “single point of truth,” ensuring that all stakeholders possess accurate information regarding the progress of actions related to enabling areas for the General Shutdown event. This eradicates parallel reports and documents that, if fed with unofficial information, could potentially lead to erroneous management decisions. This paper aims to present the benefits derived from automating the monitoring of communication plan actions during the General Shutdown and show how this method can be replicated in other units.
Keywords: Automation, Communication, Maintenance, General Shutdown, Digital Transformation.
Corresponding author: Tiago P. Ferraz; Cosmópolis, Brazil – 13157-394. Phone: +55-19-98121-5552. E-mail: [email protected]
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